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O que é gestão da informação documentada (GID)? Por que entender sobre gestão da informação documentada (GID)? Por que escrever um documento, um padrão de processo?

Essas são perguntas que rondam a cabeça de muitas pessoas durante seu trabalho. Muitas vezes temos a sensação de que está tudo bagunçado, ou que ocorrem muitos erros ao longo do dia. Mas dificilmente nos damos conta que esses acontecimentos tem relação direta com a Gestão do Conhecimento.

Porém não basta colocar todo conhecimento em documentos “super legais” ou centenas de páginas de um arquivo no computador que ninguém nunca mais vai acessar. Toda essa informação precisa estar ORGANIZADA de forma simples e de fácil acesso.

O olhar para padronizar processos surge, muitas vezes, na necessidade de certificações de qualidade. Mas antes de torcer o nariz, entenda um pouco sobre certificações no Episódio #25, do canal de conteúdo da ESA, o Dezpadronize, com José Luiz Martini, especialista em certificações pela TÜV NORD. Este episódio vai ao ar no dia 19 de fevereiro de 2021.

https://open.spotify.com/episode/5EVEQ8z583zRqA3HkczY3q?si=0a551feb2d6a4fcb

Vamos o conceito:

A ISO 9001:2015 define informação documentada como informação que se requer que seja controlada e mantida por uma organização e o meio no qual ela está contida. Esta informação pode estar em qualquer formato ou meio e pode ser proveniente de qualquer fonte. 

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Tipos de Documentos

Neste contexto, um Sistema de Qualidade possui, em geral, os seguintes tipos de documentos:

• POLÍTICAS: conjunto de regras, de determinada área, que se aplica nas empresas que ajudam a direcioná-las aos seus objetivos. Estão muito ligadas a cultura da empresa e é coerente à sua missão, visão e valores (Identidade do Negócio).
• MANUAIS E PLANOS: explicam uma sistemática, por isso, são documentos mais complexos que procedimentos e instruções de trabalho.
• PROCEDIMENTOS: possuem as etapas macro de um processo e podem incluir mais de um posto de trabalho. Podem apresentar-se no formato de texto, fluxograma, etc.
• INSTRUÇÕES DE TRABALHO: definição detalhada de como executar determinada atividade. Idealmente, deve ser direcionada a apenas um posto de trabalho e ser compreendida por qualquer pessoa.
• ESPECIFICAÇÕES TÉCNICAS: documentos com características técnicas de determinado produto ou material.
• FORMULÁRIOS: documentos criados para que dados sejam registrados. São máscaras na qual outras informações serão inseridas em uma frequência de tempo determinada. Exemplos: Cronogramas, listas, check lists.
• REGISTROS: são formulários preenchidos. Devem ser armazenados como evidências dos processos. É muito comum confundir os conceitos de formulários e registros!

Porém não basta sair escrevendo um monte de documentos, eles precisam estar conectados. Para isso, é muito importante entender o conceito de hierarquização de documentos:

1. Documentos estão conectados entre si e precisam nascer de necessidades criadas sobre a estratégia do Sistema de Gestão da empresa.
2. Teoricamente, tudo deve nascer das políticas que devem ser seguidas dentro da organização, essas políticas exigem a existência de manuais, que por sua vez exigem a criação de procedimentos e assim por diante.
3. Um formulário só pode existir se estiver conectado à uma instrução de trabalho, por exemplo.
4. Formulários “soltos” devem ser revistos: Há necessidade? Qual o motivo? Estão ligados a qual instrução de trabalho?
5. A conexão criada pela hierarquização dos documentos é obrigatória e garante que todos os processos tenham sido pensados a partir da Identidade do Negócio.

Mas como está expresso, estamos falando de “Informação Documentada”. Por isso, devemos também pensar além dos padrões internos, e estar atentos à outras informações que devem ser controladas:

1. Manuais de Equipamentos
2. Documentos de fornecedores (FISPQ, por exemplo)
3. Laudos e relatórios externos (PPRA, PCMSO, por exemplo)
4. Apresentação para realização de treinamentos
5. Documentos dos funcionários
6. Fotos e vídeos

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Como elaborar e controlar suas informações com GID

Cada um desses documentos padrões possuem elementos gerais que podem estar presentes de alguma forma. Esses elementos precisam ter lógica e utilidade para o Sistema de Gestão de Documentos. São eles:

1. CÓDIGO
2. TÍTULO
3. OBJETIVO
4. CAMPO DE APLICAÇÃO
5. REFERÊNCIAS
6. FORMULÁRIOS (mencionados no texto)
7. DEFINIÇÕES
8. DESCRIÇÃO
9. HISTÓRICO DE MODIFICAÇÕES

Nem todos estes itens são obrigatórios. O importante aqui é tentar simplificar ao máximo, sem perder o sentido.

Tudo isso precisa estar devidamente organizado, em um sistema que seja útil e simples para os usuários. Você pode testar a Plataforma ESA por 7 dias grátis no www.plataformaesa.com.

Você já pensou em:

1. Regras: Como compilar as informações?
2. Indexação: Como buscar?
3. Condições de acesso: Quem pode ver e como?
4. Físico, virtual, arquivo morto: Como será o arquivamento?
5. Validade: Qual será o tempo de retenção?
6. Inutilização: O que fazer com documentos obsoletos?

Você ainda pode encontrar dicas preciosas da Tatiana Silva, especialista em Sistema de Gestão da Qualidade, no Episódio #20 do Dezpadronize.

https://open.spotify.com/episode/5hbVtwzJRe8uxZJ4ERHwAA?si=VCROF_j7RPm6p_AIDSFPrw

E finalmente, depois de pensar em tudo isso, o mais importante: a descrição do documento! Todo esse conhecimento precisa estar documento de forma simples e coerente.

Mas antes de finalizar, gostaria de deixar algumas atenções, para que na hora de escrever seus padrões você não cometa erros que poderiam ser evitados. Lembrando que erros afetam o entendimento da informação, podendo provocar erros e atrasos nos processos.

1. Atenção ao fazer “copy e cole” ou salvar como e esquecer de atualizar campos comuns como Objetivo, Campo de Aplicação, Código, Cabeçalhos e Rodapés, deixar definições que não existem no documento, referências fora do contexto.
2. Erros na sequência de marcadores numéricos (não corrigir falhas sequenciais ou não considerar sub itens).
3. Formatação, formatação, formatação: diferentes letras e tamanhos de fontes, margens erradas (superior, inferior, esquerda e direita).
4. Utilizar tabelas com informações iguais, neste caso uma frase curta resolve.
5. Não se atentar as regras de títulos e subtítulos e fazer cada documento de uma forma (sublinhado, negrito, caixa alta).
6. Repetir informações de outros documentos (cuidado com o excesso de informações).
7. Cuidado com repetição de conteúdo ou palavras, faça textos assertivos, enxutos.
8. Evite palavras vazias, que não levam a lugar nenhum (não encha linguiça).
9. Evite artigos em excesso, elimino-os sempre que possível (o, a, os, as).

Aqui vale lembrar que na Plataforma ESA você não terá problemas de formatação, já que esta parte é toda automatizada para que você agregar valor no que realmente importa: o conteúdo!

Deixo aqui essa frase simbólica, que mostra que se houver inteligência no uso da padronização, qualquer empresa alcançará excelentes resultados, além de conseguir escalar seu negócio.

Existe a padronização que significa inércia, e a padronização que significa progresso. (Henry Ford)

Escrito por: Camila Nascimento.