O termo Gestão do Conhecimento (GC) ou Knowledge Management (KM), em inglês, compreende uma série de ações que uma empresa deve desenvolver para garantir a continuidade e a qualidade de seus processos. Nesse artigo, você vai poder entender melhor o que é Gestão do Conhecimento, seus pilares, vantagens e como ela pode ajudar melhorar a performance do seu negócio.

Para começar, é importante esclarecer que, “conhecimento não deve ser confundido com informação ou dados. Na verdade, o conhecimento é o resultado final de um ciclo evolutivo. Ele exige a observação, avaliação, reflexão e experiência, isto é, o conhecimento, diferentemente de dados e informação, somente se concretiza com a atividade humana” (Kakabadse et al., 2003 apud Gonzalez e Martins, Manoel Fernando, 2017).

Segundo a KM World, uma das maiores referências quando o assunto é gestão do conhecimento, a definição clássica de uma linha do termo foi oferecida por Tom Davenport: “Gestão do Conhecimento é o processo de capturar, distribuir e efetivamente usar o conhecimento”, e provavelmente nenhuma definição resumida é melhor ou mais sucinta, desde então.

A Gestão do Conhecimento consiste na criação e aplicação do conhecimento como recurso. Talvez você nem imagine, mas ter uma Gestão do Conhecimento eficaz no seu negócio, pode contribuir para um melhor desempenho em vários processos. Desde a implementação de melhores práticas, a melhoria contínua e a resolução de problemas operacionais e até o desenvolvimento de novos produtos.

O conhecimento não abrange apenas o capital intelectual, mas também todo o capital humano, a capacidade de pesquisar e inovar de uma empresa. Por isso, além de suportes, o conhecimento precisa de uma gestão precisa, um processo de armazenagem seguro e acessível e, obviamente, de canais para distribuição.

E onde fica armazenado todo esse conhecimento? Segundo a Sociedade Brasileira de Gestão do Conhecimento (SBGC), de forma bastante resumida, existem duas formas de manter esse conhecimento:

Conhecimento Tácito: aquele constituído ao longo de toda uma vivência, pela interpretação e pela aplicação constante de dados e informações

Conhecimento Explícito: aquele que pode ser formalizado, armazenado, transportado, utilizado e mensurado.

As componentes básicas da Gestão do Conhecimento são a criação, a retenção e a transferência de conhecimento e, enquanto atitude de gestão, ela compõe um processo que faz parte da estratégia organizacional, da gestão das pessoas e das tecnologias de informação e comunicação.

Pilares da gestão do conhecimento

A gestão do conhecimento se apoia em três pilares: Conhecimento, Tecnologia e Organização.

O foco da organização deve ser o desenvolvimento de uma cultura propícia à gestão do conhecimento por meio das pessoas, as quais devem ser apoiadas pelos processos apropriados e que podem ser suportados por meio de tecnologia, por isso, existem autores que também defendem os três pilares como sendo: processos, pessoas e tecnologia:

• Processos: ferramentas de processamento, auditorias, mapas, avaliação de conhecimento e plano de melhoria ajudam no processo de gestão e permitem que as pessoas obtenham informações de que precisam e quando precisam.
• Pessoas: a realização da gestão do conhecimento ocorre com base em um trabalho coletivo e profissional de pessoas envolvidas e ativas todos os níveis organizacionais, por isso diretamente ligada à cultura da organização.
• Tecnologia: ajuda a conectar as pessoas e as conectá-las com informações e dados que precisam.

Perceba que, em ambas as linhas de pensamento, a tecnologia permanece presente, com uma forma de apoio, integração e conexão.

É claro que a simples existência do conhecimento tácito, não causa transformação alguma. Um dos grandes desafios das organizações hoje é, justamente, transformar esse conhecimento tácito que ela possui em um conhecimento explícito, mais facilmente compartilhável. Daí a importância da gestão do conhecimento, para que toda a organização possa absorver as informações e melhorar o processo produtivo.

Como a Gestão do Conhecimento beneficia as empresas

Se você chegou até aqui, já deve ter entendido a importância do conhecimento para uma empresa. No entanto, como você verá, quando não está documentado ou é difícil de acessar, ele corre o risco de desaparecer. Funcionários se demitem, são dispensados e se aposentam, por isso, todo o conhecimento gerado dentro de uma empresa não deve estar somente dentro da mente das pessoas.

Segundo relatório da Ernst & Young, 44% dos funcionários são fracos ou muito fracos na transferência de conhecimento. Isso quer dizer que, mesmo que, ao sair, um funcionário possa treinar quem ficará no seu lugar por um tempo considerável e com muita dedicação e boa vontade, ainda assim não é possível garantir que transmitirá tudo o que sabe; algum conhecimento é tácito. Quando se tem um conhecimento tácito, mas não explícito, é possível agir com base nele, mas não é garantido que será possível transmiti-lo. 

Para se ter uma ideia, no livro Critical Knowledge Transfer, a autora Dorothy Leonard-Barton publica dados de sua pesquisa que mostra que 53% dos gestores e diretores de empresas disseram que os custos relacionados à perda de conhecimento que se foi junto com funcionários importantes chegam a US$ 50 mil e US$299 mil por funcionário. E, piora: 11% deles contabilizavam prejuízos na casa dos milhões de dólares.

A gestão de conhecimento não apenas amplia a vantagem competitiva de um negócio, como também ajuda a reduzir custos com Planejamento e Desenvolvimento. Além disso, pode gerar novos modelos de negócio, melhorar o aproveitamento e o desenvolvimento do capital intelectual da empresa, e fornecer um suporte sólido às tomadas de decisão para melhorar a produção.

Além disso, é também a Gestão do conhecimento que torna possível e factível o controle de acesso às informações mais relevantes dentro de um processo administrativo.

Dados apontados pela publicação americana HR Magazine apontam que 74% das empresas americanas estimam que conseguiram obter uma melhora na produtividade da empresa por volta de 10% a 40% a partir do momento em que implantaram sistemas consistentes.

6 vantagens da Gestão do Conhecimento

Como você pode perceber até aqui, ter uma gestão eficaz do conhecimento auxilia tanto na redução de custos operacionais, evita prejuízo e melhora a produtividade do negócio. Isso porque:

1. Compartilha informação

A partir da implantação de um bom sistema de gestão da informação, experiência, informações, pesquisas e até mesmo erros podem ser compartilhados. Isso permite que sejam antes das tomadas de decisões diferentes informações, experiências e pontos de vista possam ser acessados e revisados.

2. Evita erros

Com a informação compartilhada, visto que as “lições” aprendidas com os erros e falhas prévias tornam-se mais facilmente acessíveis a todos, tornam-se menores e menos prováveis as probabilidades de erros cometidos pelas equipes e departamentos. Um time aprende com o erro do outro.

3. Padroniza processos

A Gestão do Conhecimento permite que os processos sejam padronizados, reduzindo a distorção e os ruídos de comunicação e transmissão de capital intelectual. A partir do momento em que os processos passam a ser documentados e compartilhados, torna-se mais fácil garantir que todos estejam na mesma sintonia e mantenham os procedimentos como foram aprovados.

4. Economiza tempo

Quando o conhecimento é preciso e de fácil acesso, a empresa perde menos tempo porque não precisa reaver conhecimento já existente. Informações podem ser obtidas mais rapidamente e de forma mais eficiente, evitando perguntas repetitivas, confusões, ruídos e gargalos.

5. Motiva a equipe

Uma gestão do conhecimento eficaz proporciona um ambiente e uma rotina melhores aos colaboradores. Isso porque torna mais fácil que as solicitações sejam atendidas e os procedimentos desenvolvidos de forma muito mais rápida e operativa, deixando-os mais satisfeitos e motivados.

6. Gera valor

A gestão do conhecimento ajuda a atrair profissionais comprometidos com o longo prazo, estimula a criatividade e a vontade constante de aprendizado, além de otimizar processos internos e os fluxos de trabalho, gerando valor às empresas e colocando-as em destaque.

Com gestão do conhecimento, as empresas só tem a ganhar!

Ao adotar um sistema de gestão do conhecimento, é importante desenvolver uma estratégia para definir como a empresa armazenará e compartilhará conhecimento e, também, como irá incentivar os funcionários a adotar esse sistema. Para isso, é importante desenvolver uma cultura empresarial que priorize o compartilhamento e também adotar uma plataforma que simplifique o trabalho ao conectar o conhecimento das pessoas. A Plataforma ESA pode ser esse lugar, em que você simplificará a gestão do conhecimento da sua empresa, armazenando, organizando e mantendo os documentos da sua empresa.

Você está pronto? Então mãos à obra!

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