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Você certamente já ouviu falar das Metodologias Ágeis, introduzidas ao mundo através do Manifesto Ágil (Manifesto para Desenvolvimento Ágil de Software (agilemanifesto.org)). Trata-se de um guia para aqueles que estão imersos no mundo dos softwares, principalmente aqueles que desenvolvem. Claro que muita coisa foi adaptada para outras situações, mas o Sistema Toyota de Produção (STP), que nos explica os 7 desperdícios, ainda continua sendo nossa principal referência para as empresas que fabricam coisas, além é claro de poder ser adaptado para empresas de serviços.

Por que estou dizendo tudo isso? Aqui na ESA, uma das etapas de nossa metodologia é a observação detalhada. Ou seja, quando desenhamos um processo, não podemos simplesmente replicar o que acontece na prática para o documento. É muito importante que tenhamos um olhar crítico ao que estamos observando, levantando melhorias, gerando discussões e questionamentos junto àqueles que executam a tarefa.

Mas como ter um olhar crítico? O segredo aqui é pensar de forma sistêmica. Quando sabemos o que estamos procurando, ganhamos tempo e eficiência neste desenho. Por isso, trago hoje um conceito muito simples, mas que é a base de todo Sistema Toyota de Produção: os desperdícios.

Quando Taiichi Ohno, considerado o pai do STP, conseguiu sistematizar e estruturar o sistema de produção da Toyota, ele entendeu que, além da ineficiência e dos desperdícios de produção, não existia outra causa da produtividade japonesa ser inferior à americana. Portanto, Ohno focou em entender as atividades que realmente agregavam valor ao cliente, ou seja, aquilo que o cliente estava disposto a pagar.

As atividades restantes foram denominadas de desperdícios. Esses desperdícios, chamados de mudas, foram categorizados em sete tipos, segundo Taiichi Ohni em seu livro O Sistema Toyota de Produção, sendo eles:

1. Superprodução
2. Espera (tempo disponível)
3. Transporte (de Materiais)
4. Processamento em si (processamento demasiado)
5. Estoque (estoque disponível)
6. Movimento (de Pessoas)
7. Produtos defeituosos

Vale ressaltar que as atividades que agregam valor ao cliente são aquelas que transformam o produto ou serviço, como, por exemplo, misturar, cortar, furar, desenhar o projeto de arquitetura. Demais processos não agregam valor e, portanto, são desperdícios.

Para conseguir enxergá-los, a principal dica é: faça perguntas!

Você pode adaptar essas perguntas para seu dia a dia. Ao desenhar processos e deixá-los mais organizados, você passa a enxergar melhorias. E mais do que isso, você passa a inserir na sua cultura uma cultura de aprendizado e melhoria dos processos. Promovendo o que chamamos de pequenos Kaizens, todos os dias.

Segundo a própria Toyota, em seu site (https://www.toyota.pt/world-of-toyota/toyota-no-mundo/the-toyota-way.json em 25 de abril de 2020):

“Kaizen é a essência da melhoria contínua. É uma maneira de pensar que incentiva e capacita todos para identificar onde e como, até mesmo em pequenas mudanças podem ser feito o processo Kaizen, para beneficiar a Empresa, a equipe ou o desempenho individual.”

Talvez você esteja, neste momento, apagando incêndios. Isto toma seu tempo e faz você pensar que não há luz no final do túnel. Mas por mais que pareça clichê, sempre é tempo de relembrar que: viver no caos não te leva a lugar nenhum, apenas faz você continuar no mesmo ciclo vicioso, que deixa você improdutivo e com uma sensação terrível de fracasso.

Portanto, pare, respire, “olha de fora”. Pegue um papel, um lápis e comece a desenhar seu processo. Chama seu colega do lado, faça perguntas. Tente entender com ele o que você poderia melhorar. Tente enxergar os 7 desperdícios na sua rotina. Tenho certeza de que muitos saltarão aos seus olhos.

Você pode estudar mais sobre este assunto e praticar diversos exercícios sobre o conceito no Lean no livro de minha autoria chamado “Kaizen na Prática”, disponível no site da Amazon.

Ah, e último conselho, não tente atacar tudo de uma vez. Isso só vai te gerar mais frustação. Faça um plano, priorize e, não se esqueça, peça ajuda!

Bom trabalho!

Escrito por: Camila Nascimento.