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Quando você olha para seus processos, você tem a sensação de que eles estão completamente desorganizados? Você não consegue sair do lugar e sua equipe comete erros a todo momento? Você sente-se sufocado, apagando incêndio dia sim e outro também? O design de processos está super geral e não consegue te ajudar no seu dia a dia?

Você precisa organizar seus processos. Ok, eu sei que só de pensar já dá canseira. Mas eu vou te dizer que você precisa de uma metodologia simples e que realmente faça sentido.

Na ESA trabalhamos organizando e desenhando processos para diferentes tamanhos de empresas, de diversos seguimentos. E nossa bandeira sempre foi a SIMPLICIDADE!

Por isso, hoje vim dividir com vocês nossa METODOLOGIA DE DESIGN DE PROCESSOS. Mas nada de texto teórico, prometo fazer um guia prático para você colocar logo em prática.

METODOLOGIA DE DESIGN DE PROCESSOS ESA

A Metodologia DP ESA está dividida em 5 passos e pode ser seguida para qualquer processo, em qualquer empresa. A ideia é deixar o seu processo de fácil visualização para que melhorias possam ser implementadas, além de permitir um acesso simples e rápido quando a equipe envolvida tiver dúvidas.

Ela pode ser criada em qualquer software (www.plataformaesa.com), por qualquer pessoa que tenha afinidade com textos e tabelas (para que possamos manter uma estrutura mínima). A dica é não complicar com ferramentas muito rebuscadas e focar toda a atenção na qualidade do conteúdo e na facilidade da escrita.

A seguir veremos cada um dos passos com detalhes, sendo eles:

1. 1. Estratégia – Tenha cultura forte e visão

1. 1. Macrofluxo – tenha uma visão macro do seu processo

1. 1. Mapeamento – mapeia todas as informações que precisam de detalhamento

1. 1. Lean Design – faça o desenho dos seus processos com olhar de melhoria

1. 1. Acessibilidade – garanta o acesso de todos, para promover uma cultura do aprendizado

1. ESTRATÉGIA – TENHA CULTURA FORTE E VISÃO

Antes de sair fazendo, você precisa ter um olhar estratégico para a empresa onde os processos serão desenhados. Ou seja, você precisa entender qual a identidade deste negócio (missão ou propósito, valores e visão). Além disso, você precisa ter o real entendimento do tamanho da empresa e todas as áreas envolvidas.

Vamos por partes. No caso da identidade, ela pode estar clara para todos, pode estar escrita no site, nas paredes. Neste caso, faça uma leitura profunda e busque pessoas para te explicar, se necessário.

Por outro lado, ela também pode estar obscura, enfumaçada. Neste caso, a principal dica é sentar com uma “folha de papel” e enumerar pontos fortes e pontos fracos desta cultura. Se você tem pouco tempo de empresa, junte-se a outros colegas para fazer esta reflexão.

O importante aqui é entender que direção tomar: trata-se de uma empresa tecnológica, que busca ferramentas digitais? Ou é uma empresa bastante detalhista, onde todas as informações precisam ser registradas? A parte ambiental, de sustentabilidade deve ser levada em consideração em todos os processos ao extremo? E assim por diante.

Com esse entendimento, você desenhará processos mais conectados entre si e que realmente fazem sentido para as pessoas da empresa.

2. MACROFLUXO – TENHA UMA VISÃO MACRO DO SEU PROCESSO

Esta é sem dúvida a etapa mais crítica desta metodologia. Isto porque as pessoas pulam esse passo e depois constroem documentos desconectados, desorganizados. Além disso, é bastante sensível o nível de detalhamento que você deve entrar: algumas pessoas detalham demais e transformam este fluxo em um grande elefante branco; e outras fazem de forma tão superficial, que a próxima etapa acaba ficando pobre.

Quando iniciar esta etapa, tenha em mente que um macrofluxo deve ser desenhado para cada processo. Portanto, se você trabalha em uma empresa pequena, pode pensar por área: por exemplo, um macrofluxo para recursos humanos, outro para expedição, outro para produção, e assim por diante. Por outro lado, se sua empresa é grande, provavelmente dentro de uma mesma área, você encontrará diversos processos.

Vamos a um exemplo para quantos processos uma área de Recursos Humanos complexa pode ter:

• • Contratação e integração de novos funcionários

• • Pagamentos de salários e benefícios

• • Transferências entre unidades do mesmo país

• • Transferência entre países

• • Promoção

• • Desenvolvimento técnico e comportamental

• • Demissão

Portanto, para cada processo levantado você precisa desenhar um macrofluxo com as principais etapas deste processo. Você ainda pode considerar informações importantes para cada etapa, como, por exemplo, equipamentos envolvidos, responsáveis, pontos de atenção, etc.

Aqui na ESA desenhamos o macrofluxo em forma de tabela, mas você pode seguir a notação BPMN (Business Process Model and Notation) para regras de fluxograma, se isto for uma exigência em seu trabalho. Mas lembre-se: não complique!

Os pontos-chave desta etapa são:

• • Faça em forma de tabela e utilize frases curtas, iniciando sempre com um verbo no infinitivo.

• • Tenha uma visão lógica e temporal do processo.

• • Exceções devem ser listadas como pontos a serem detalhados, e não devem deixar o fluxo demasiadamente grande;

• • O ideial é realizar esta etapa com o time de liderança do processo.

3. MAPEAMENTO – MAPEIA TODAS AS INFORMAÇÕES QUE PRECISAM DE DETALHAMENTO

Com o macrofluxo desenhado, você deve olhar para cada etapa e entender tudo que precisa ser detalhado naquela etapa. Neste caso, você deve listar instruções de trabalho, especificações técnicas, formulários para registros, entre outros documentos.

Por exemplo, para a etapa “assar o bolo” muito provavelmente você vai precisar de um formulário para registrar o tempo de assamento e a temperatura do forno, já que esta é uma etapa crítica do processo. Ou ainda, para a etapa “inserir dados no Sistema X” você deverá elaborar uma instrução de trabalho ou um vídeo com cada uma das telas a serem acessadas do Sistema X, na sequência exata para que pessoas novas no cargo possam ser capazes de executar esta tarefa.

4. LEAN DESIGN – FAÇA O DESENHO DOS SEUS PROCESSOS COM OLHAR DE MELHORIA

Finalmente, com toda a lista de documentos a serem elaborados, não basta sair escrevendo ou fazer “cara crachá” da tarefa. Você precisa fazer um Lean Design, ou seja, ter um olhar crítico e detalhado, promovendo melhorias simultaneamente ao levantar as tarefas.

Para fazer um Lean Design você precisa:

• • Estar no Gemba, local onde as coisas acontecem. Não adianta querer desenhar sentado na frente do computador. Você precisa observar, nem que for o processo acontecendo dentro do computador.

• • Para isso, acompanhe as pessoas que executam sempre esta tarefa. Não tente adivinhar.

• • Tenha um olhar Lean, tentando reduzir todos os desperdícios que saltar aos seus olhos.

• • Promova as melhorias possíveis. Aqui, atenção para o “feito é melhor que perfeito”. Não tente “enfeitar tanto o pavão” e não sair do lugar.

• • Aí sim, você pode organizar tudo isso em formato de texto ou vídeo. Frases assertivas, comece sempre pelo verbo no infinitivo e use vídeos/fotos em tudo que for possível.

Lembrando que esta lista de documentos elaborados deve seguir as regras de codificação de documentos da sua empresa. E devem estar hierarquizados entre si, formando uma grande teia de conhecimento.

5. ACESSIBILIDADE – GARANTA O ACESSO DE TODOS, PARA PROMOVER UMA CULTURA DO APRENDIZADO

De nada vai adiantar você ter feito um excelente trabalho até aqui, se os usuários não têm acesso aquela informação e, portanto, não usarem o conhecimento na sua rotina de trabalho.

Algumas dicas importantes para escolher o formato como você vai disponibilizar seus padrões:

• • Evite papel! Para isso, antes de mais nada, abra sua cabeça e tente pensar nas possibilidades de se fazer tudo no virtual. (você pode fazer um teste grátis em nossa plataforma – www.plataformaesa.com).

• • Tente organizar todos os seus padrões em um software de fácil utilização, principalmente para o usuário.

• • Caso você não tenha recursos, como computadores e internet no local de trabalho, tente escrever no mínimo de folhas possível e utilize muito conteúdo visual, como gráficos, tabelas, fotos. Escreve somente o necessário!

• • Importante colocar o macrofluxo impresso em escala maior para que todos tenham um olhar macro e saibam todos os documentos envolvidos naquele processo.

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Esta metodologia de design de processos é a base, lembre-se que ela deve ser adaptada para sua realidade. Pense fora da caixinha! Mas não se esqueça de todos os benefícios que desenhar processos vai trazer para sua empresa:

• Espírito colaborativo e valorização do conhecimento das pessoas;

• Melhoria de performance e redução de custos;

• Times com mais autonomia para resolver problemas e inovar;

• Gestores com mais tempo para pensar em estratégia e escalabilidade do negócio;

• Processos mais organizados para facilitar execução de melhorias.

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Tem mais dicas interessantes no episódio do quadro Dezpadronize Responde #2 Método de Design de Processos ESA: como fazemos melhoria contínua.

https://open.spotify.com/episode/07Ma0fzsbcWooDeaFRdhD4?si=af69bd6a44764651

Agora é só treinar!

Escrito por: Camila Nascimento.