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Seus processos estão estabilizados? Você consegue aplicar melhoria contínua no seu dia-a-dia? Como desenvolver equipes autônomas e líderes com foco em crescimento?

Muitos líderes encontram-se estressados, em busca de resultados sustentáveis para seus processos. É comum ouvir que diferentes processos passaram por programas de melhoria contínua, mas após um tempo voltaram a dar resultados insatisfatórios.

Uma das causas pode ser a falta de estabilização do processo. Algumas pessoas confundem processos estáveis com processos estagnadas. Porém, existe uma diferença muito grande entre esses dois conceitos, a estagnação faz você “parar no tempo” e a estabilidade organiza um processo para receber novas melhorias. Como medir uma melhoria se cada pessoa faz de uma forma diferente? Não é possível comparar resultados com base no caos.

Segundo Deming, em seu livro “Qualidade: a revolução da administração”:

“Um processo que esteja sob controle estatístico, estável, fornece uma base racional para previsão de resultados para o dia de amanhã.”

O que acontece quando temos um processo descontrolado, não conseguimos tomar decisões racionais, o que nos leva a usar mais nossas emoções para decidir. No dia-a-dia das empresas, nesses casos, ouvimos muito a frase “eu vivo apagando incêndio”. Pois é exatamente essa a sensação, só conseguimos tomar uma ação quando o processo saiu totalmente do controle. O problema é que ao mantê-lo descontrolado, essa situação torna-se rotineira.

Embora o conceito de “processo estável” possa remeter a um conceito bastante utilizado do ponto de vista da estatística, diferentes estudiosos tiveram como base um processo mais estável como garantia de bons resultados, embasados na autonomia dos trabalhadores e mudança de cultura da liderança, tais como: Deming, Juran, Feigenbaum, Ishikawa, Massaki Imai. Temos ainda Taichi Ohno, pai do Sistema de Toyota de Produção, Bill Smith (Motorola) como precursor do Six Sigma, entre outros que podem ser citados.

Estabilizar um processo depende de inúmeras variáveis que precisam ser estudadas e revistas, para organizar as informações inerentes a cada processo. Muitas pessoas pensam que para estabilizar um processo basta procedimentar aquilo que está sendo feito, mas isso é uma falha grave, que apenas vai levar os erros cometidos na rotina para o papel. Você precisa estar sempre pensando em melhoria contínua.

Para estabilizar um processo, primeiramente é necessário entender a organização como um todo e sua cultura. Quais são os valores e as políticas que permeiam aquele ambiente? É muito importante entender também quais são as estratégias de crescimento daquele negócio, pois essas informações serão utilizadas como base para a organização de todas as informações.

Outro ponto fundamental é entender todos os conhecimentos que fazem parte daquele time. Os conhecimentos explícitos, adquiridos pelos dados e fatos; e os conhecimentos tácitos, que são aqueles produzidos pela experiência de vida de cada indivíduo. Ao entender o que é feito para produzir algo, é necessário conversar com todos os envolvidos e olhar inclusive “aquele caderninho cheio de anotações importantes”. Todas essas informações precisam ser organizadas de forma lógica, simplificada e coerente. Nesta etapa algumas melhorias precisam ser realizadas a ponto de deixar todos na mesma página.

A próxima etapa é decidir qual a melhor interface a ser utilizada. Engana-se quem pensa que somente o papel deve receber essas informações. Um procedimento ou instrução de trabalho pode estar de forma eletrônica, pode utilizar elementos como QR Codes para serem acessadas de tabletes ou celulares, podem estar dentro de um Smart Glass e utilizar a realidade aumentada como suporte. A interface vai depender da cultura da empresa, da quantidade de recursos disponíveis e das estratégias de futuro. E independentemente de onde estejam, as informações precisam ser cuidadosamente controladas para evitar uso de documentos obsoletos ou com erros, e até mesmo fraudes.

Finalmente, todo esse conhecimento organizado, que será transmitido através de uma interface antecipadamente planejada, precisa ser explicado para seus usuários. Não economize em treinamentos, os treinamentos são a peça fundamental para que todos entendam onde buscar informações. É nele que se empoderam times a serem autônomos e responder por resolução de problemas, sempre baseados em mensagens guias, que são essas informações documentadas.

Ainda no livro “Qualidade: a revolução da administração”, Deming cita diversas vantagens da estabilidade ou estado de controle estatístico, entre elas:

• O processo tem uma identidade, seu desempenho é previsível.
• Os custos são previsíveis.
• A produtividade está no máximo.
• Os efeitos de mudança… podem ser medidos com maior rapidez e confiabilidade.

Portanto, criar equipes autônomas e líderes com foco no crescimento não é uma escolha, mas sim uma estratégia obrigatória para garantir o sucesso do negócio e aplicar o método de melhoria contínua. Muitos já entenderam, mas para chegar lá é necessário coragem para sair da inércia, suor para trabalhar duro e colher os frutos lá na frente e disciplina, muita disciplina para executar o que foi desenhado.

Para se aprofundar, ouça Camila Nascimento, nossa fundadora, em um bate-papo sobre Estabilização de Processos no segundo episódio do Podcast Dezpadronize:

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