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Pense na seguinte situação: você tem um colaborador novo na sua área e precisa explicar para ele como executar um determinado processo o qual ele será responsável. Você pode explicar para ele como fazer, pode mostrar como faz e até acompanhar ele fazendo, mas não tem uma instrução de trabalho detalhada para entregar para o mesmo. E este novo colaborador provavelmente fará anotações em um caderninho com as instruções que você passou para ele. E assim, você considera o novo colaborador apto para executar o trabalho, e pronto, sucesso.

Já passou por essa situação?

Pois bem, o problema da situação acima é que dessa forma perde-se informação e perde-se conhecimento. Tudo o que estava na sua cabeça agora está no caderninho do novo colaborador. E se chegar mais um novo colaborador, você terá que novamente disponibilizar seu tempo para ensinar, mostrar e explicar como fazer determinado processo. E pode ser, que você acabe esquecendo de passar alguma informação, e assim, o processo acaba virando um telefone sem fio, e perdendo informação. A situação se agrava se o profissional que está ensinando a fazer, sai da empresa ou mesmo sai de férias, o conhecimento e a experiência do profissional também se vão.

Como evitar que isso aconteça?

Documente seu processo através de uma Instrução de Trabalho. A IT (instrução de trabalho) é uma descrição detalhada de como executar e registrar uma tarefa.

Ao documentar seu processo em uma Instrução de Trabalho você obtém os seguintes ganhos:

• Processo estável: com as etapas documentadas, você garante que seus colaboradores irão seguir o mesmo passo a passo para executar o processo. Você consegue estudar mais sobre o assunto no nosso artigo MELHORIA CONTÍNUA: ESTABILIZAR PROCESSOS.

• Valorização do conhecimento do colaborador: ao escrever uma instrução de trabalho, além do conhecimento explícito, ou seja, os dados e fatos, você pode incluir o conhecimento tácito dos seus colaboradores, isso significa envolver os responsáveis por executar aquele processo e pedir que contribuam com aqueles pontos de atenção, com as “manhãs” e com as anotações importantes que eles têm no “caderninho” deles. Dessa forma, todo conhecimento é documentado e o colaborador se sente valorizado.

• Treinamento facilitado: com o processo documentado, fica muito mais fácil treinar um novo colaborador, pois o passo a passo está descrito de forma estruturada, inclusive com fotos e vídeos para ilustrar cada etapa. E mesmo colaboradores mais antigos, podem procurar pela instrução de trabalho e sanar suas dúvidas.

• Interfaces inteligentes: seu processo pode estar tanto documentado em uma instrução de trabalho em papel físico, de forma online ou mesmo em vídeo. Aqui, o importante é garantir que o colaborador consiga executar a tarefa da melhor forma possível. Conheça a Plataforma ESA e o nosso artigo sobre Instrução de Trabalho em vídeo!

• Rápido acesso à informação: como a instrução de trabalho permite diversas interfaces, o acesso à informação fica facilitado. Caso o colaborador tenha alguma dúvida de como executar um processo, ele pode assistir à instrução de trabalho em vídeo, pode ler online pelo celular ou tablet através de um QR Code, ou buscar a instrução de trabalho impressa, tudo isso de forma rápida e acessível.

É importante ressaltar que, assim como os processos são dinâmicos, as instruções de trabalho também são dinâmicas, ou seja, são documentos vivos, que devem ser revisados e questionados a cada mudança que o processo sofra. E novamente, é crucial que os responsáveis por executar a tarefa, participem do processo de elaboração e revisão da instrução de trabalho.

Como construir uma Instrução de Trabalho?

Você já percebeu a importância de documentar seus processos, agora vem a dúvida: por onde começar? Aqui vão algumas dicas:

• Primeiro passo: A ferramenta de macrofluxo é excelente para ter uma visão macro do seu processo e definir quais ITs devem ser desenhadas. Defina qual processo você deseja documentar primeiro. É um processo feito no sistema? É a troca de um componente de uma máquina? É uma higienização? Uma calibração de um equipamento? Tenha bem claro qual tarefa você irá descrever.
• Segundo passo: Envolva os responsáveis pela execução do processo na elaboração da instrução de trabalho de trabalho. Converse com o operador do turno da manhã e do turno da noite, com operadores mais experientes e mais novos.  Observe atentamente como cada um executa o processo.
• Terceiro passo: Planeje de que forma o processo será documentado. Será só escrito? Terá prints da tela? Será em vídeo? Quais fotos serão necessárias? Nesta etapa é preciso pensar qual a melhor forma de descrever o processo para que a pessoa que irá acessar este documento possa compreender claramente como executar a tarefa.
• Quarto passo: Elabore a instrução de trabalho. Uma vez que você já definiu o processo a ser documentado, conversou com os responsáveis e planejou como será documentado, você irá efetivamente descrever o passo a passo de como executar esse processo. Será necessário codificar seu documento, criar um cabeçalho, definir uma estrutura lógica para as informações, inserir textos e as imagens que você coletou.
• Quinto passo: Revise constantemente seu documento. Lembre-se o documento é vivo e dinâmico, assim como o processo, portanto, a cada mudança ou a cada novo aprendizado no “como fazer” do processo, é importante que o documento seja revisitado, incluindo novas etapas, retirando etapas desnecessárias ou ressaltando informações importantes.

Se você quer saber mais sobre, você pode acessar o episódio #08 INSTRUÇÃO DE TRABALHO EM VÍDEO: como elaborar e controlar? do nosso quadro Dezpadronize Responde do nosso canal de podcast.

Valorize o conhecimento dos seus colaboradores e faça a Gestão do Conhecimento ser uma vantagem competitiva para o seu negócio!

Escrito por: Juliana Moura Pires.