Hoje, consumimos vídeos o tempo todo. Falamos com os familiares, assistimos a reportagens, consumimos conteúdos, aprendemos e nos divertimos por meio de vídeos, seja na televisão, em sites, redes sociais, ou naquela mensagem recebida pelo WhatsApp. Por que não tentar uma instrução de trabalho em vídeo?

Uma pesquisa realizada pela sociedade americana Socondy Vacuun OIL Co Studies (1971) aponta que as pessoas são capazes de memorizar:

• 10% do que leem
• 20% do que escutam
• 30% do que veem
• 50% do que veem e escutam
• 79% do que dizem e discutem
• 90% do que dizem e depois realizam

Um outro estudo, realizado por um grupo de pesquisadores do Departamento de Psicologia da Universidade de Nova York e de outras universidades, observou um grupo de 12 alunos de ensino médio e um professor, monitorando suas ondas cerebrais durante a transmissão de conhecimento. Percebeu-se que vídeos e discussões em grupo geraram maior sincronia entre os cérebros.

Todas essas informações são extremamente válidas e devem ser levadas para o dia-a-dia das empresas! É importante ter documentado todos os conhecimentos, dados e materiais que possam facilitar os processos, mas você já percebeu que apenas leitura não funciona tão bem assim para transmitir a informação, então,

Por que gastar horas escrevendo documentos gigantescos que ninguém nunca lê inteiro?

Por isso, é necessário passar a utilizar as tecnologias como recursos auxiliares na transmissão de conhecimento, já que a utilização das mídias como ferramenta de aprendizagem faz parte do momento histórico atual. Autores apontam como o vídeo é sensorial, visual e capaz de transmitir a linguagem falada, musical e escrita de forma sobreposta, interligada e somada, e não separada. O vídeo combina a comunicação sensorial-cinética com a audiovisual, a intuição com a lógica e a razão com a emoção. Assim, chegando pelo sensorial e intuitivo para atingir o racional.

Pessoas de todas as idades são capazes de aprender por meio de vídeos porque eles são um recurso que permite experimentar sensações, interligando a aprendizagem mecânica com a significativa. As empresas estão perdendo dinheiro e tempo em algo que pode ser resolvido de maneira simples.

O melhor dos dois mundos

Já deu para você perceber como os vídeos ajudam na absorção e fixação de informações, não é mesmo?

Com a possibilidade e a facilidade que temos, hoje, para a gravação de vídeos, que se tornou mais acessível a todos, trazer sua empresa para esse mundo, e realizar essa transformação digital internamente permite vislumbrar um futuro promissor!

Para realizar seu trabalho de maneira eficiente, todo profissional precisa de instruções claras sobre o que deve ser feito. Nas empresas que possuem sistemas de gestão de qualidade, são desenvolvidos documentos que funcionam exatamente como manuais de instrução, detalhando a maneira correta de realizar os processos e as atribuições da função. Esses documentos são chamados de Instrução de Trabalho.

Instrução de Trabalho

Como dissemos, a Instrução de Trabalho (IT) funciona como um manual, um guia, que contém o passo a passo das etapas de um processo específico. Geralmente, ela é utilizada para descrever processos operacionais e produtivos, definindo um padrão técnico detalhado de como e quem deve executar cada operação de forma a garantir a padronização, a qualidade e o sucesso da execução de tarefas e processos, alcançando assim maior produtividade e controle de qualidade de forma dinâmica e eficiente.

Este documento permite ainda que pessoas, inexperiente aos processos, possam ser treinadas e capacitadas para realizarem as operações, de forma que as informações não fiquem restritas apenas àqueles com vasta experiência no setor.

O uso desta ferramenta, contribui para alavancar a eficiência, já que as ações direcionadas refletirão em diversas em vantagens, como:

• Padronização das atividades;
• Maior qualidade na execução das tarefas;
• Definição clara de cada etapa das atividades e das responsabilidades para a realização da tarefa ou atividade em questão.

Já a dispensa dessa ferramenta, além de privar a empresa dessas vantagens acima, ainda pode trazer alguns problemas como:

• Sobrecarga e sobreposição de responsabilidades, deixando de realizar a atividade;
• Mau uso de recursos humanos, deixando, por exemplo, um gestor envolvido mais tempo com tarefas operacionais do que com a gestão do negócio.

Sendo um documento tão importante, a IT deve ser controlada pelo sistema de gestão da qualidade e deve deixar claras para cada processo: quais serão os materiais, operários e maquinários necessários para o andamento adequado da atividade, além de explicar e detalhar qual é a sequência de operações a serem realizadas. 

Fazer uma Instrução de Trabalho em vídeo garante que o conhecimento seja transmitido de forma eficiente e sem margem para erros ou más interpretações, além de ser muitas vezes mais rápido do que escrever um documento.

Como fazer uma Instrução de Trabalho?

Para elaboração de uma Instrução de Trabalho corretamente, é essencial que se conheça bem o processo. Antes de começar é importante fazer essa análise do processo e da função do executor. Para isso, podem ser utilizadas ferramentas como fluxogramas, coleta de dados, análise de recursos e busca de informações.

• Fluxograma: Coloca em evidência qual a origem, como é o processamento e qual o destino de cada informação. Aqui, deve ser considerado tudo o que acontece em cada processo e que é o responsável por ele.
• Coleta de dados: Para elaborar um fluxograma é importante que seja feita uma coleta de dados por meio dos próprios executores dos trabalhos. Pode ser feita uma pequena entrevista, que aponte o nome e o cargo desse executor, de quem ele recebe o trabalho, o que exatamente é feito, qual a frequência de repetição desse trabalho e qual o tempo gasto para realização do mesmo.
• Recursos: Também é importante apontar quais são os recursos utilizados neste processo: máquinas, instrumentos, EPIs, dentre outras ferramentas para executar a função.
• Buscando informações: Procure por informações sobre objetivos, documentos, descrição da atividade, processos, qualificação do executante, etc.

Para começar a implementar uma Instrução de trabalho, esse passo a passo abaixo, adaptado de um material do SEBRAE pode te ajudar:

Passo 1: Defina a atividade a ser detalhada:

Escolha as atividades que serão detalhadas. Opte por aquelas que exigem um padrão na realização e que apresentam mais problemas no dia a dia. Essa é uma boa dica para iniciar.

Passo 2: Defina um passo-a-passo para a realização da tarefa:

Com a tarefa escolhida você deve descrever, passo-a-passo, de forma detalhada e didática o que deve ser feito para a realização da atividade.

Passo 3: Verifique possíveis melhorias na realização do trabalho:

Ao descrever o passo a passo detalhado, você certamente conseguirá visualizar algumas oportunidades de melhoria para realização da atividade. Quando isso acontecer, faça os ajustes necessários, já considerando estas melhorias.

Passo 4: Defina os responsáveis em cada um dos passos para a realização da atividade:

Você descreveu até agora como fazer. Para que cada um dos passos aconteça, você deve definir quem faz. Lembre-se que esse documento deverá perdurar, por isso, a responsabilidade deve ser definida pelo cargo, e não pelo nome do executor.

Passo 5: Ilustre

Por melhor que seja uma descrição em forma de texto, muitas vezes o texto escrito não é o suficiente para o entendimento das tarefas a serem realizadas. Aumente ainda mais a eficiência da sua Instrução de Trabalho com vídeo. Você pode gravar diretamente do seu celular!

Passo 6: Treine os envolvidos com a Instrução de Trabalho criada:

Após você finalizar a Instrução de Trabalho, apresente-a a todos os envolvidos para que eles sejam treinados para realizar o passo-a-passo de acordo com a Instrução de Trabalho.

Se você quer saber mais sobre e melhorar a gestão da sua empresa, assista o episódio #04 Transformação digital com Reinaldo Nogueira do nosso canal de podcast

Tem outras dicas interessantes sobre transformação digital de documentos no episódio do quadro Dezpadronize Responde #05 Como transformar formulários em papel para formato digital?  do nosso canal de podcast 

A Plataforma ESA pode te ajudar a armazenar essas instruções e colocá-las na sequência correta. Com a nossa funcionalidade, você conseguirá otimizar os seus treinamentos, tornando-os mais fáceis. Portanto, a plataforma tornará o seu serviço mais fácil e rápido.

Agora é só parar de perder tempo e dinheiro colocando todas as dicas em prática!