DOCUMENTOS DIGITALIZADOS: TRANSFORME A GESTÃO DE QUALIDADE DA SUA EMPRESA
Você já perdeu tempo procurando um registro de produção em pilhas de papel? Ou sentiu aquele frio na espinha ao pensar em uma auditoria surpresa, pensando se todos os seus documentos estariam organizados e acessíveis? Para muitos gestores de qualidade e donos de indústrias de alimentos, essa é uma realidade frustrante e arriscada.
São muitos documentos que precisam de controle. Quando estão todos no papel, este processo é dificultado e abre portas para falhas que podem custar caro, como a perda de informações de rastreabilidade. A digitalização de documentos é uma forma de transformar esse controle, torna o fluxo de trabalho mais ágil, seguro e eficiente se torna essencial, sendo fundamental para a modernização e segurança do seu negócio.
Assim, neste artigo, vou trazer o que é a digitalização de documentos, como implementá-la na sua empresa e como ela pode ser sua aliada no dia a dia e no controle do seu sistema de qualidade. Ainda, você vai entender quais são as vantagens diretas no seu dia a dia.
O que é a digitalização de documentos?
Para iniciarmos a nossa conversa, primeiro precisamos entender o que é a digitalização de documentos de fato. A digitalização de documentos, nada mais é, do que o processo de converter registros físicos em formato digital. Assim, você pode criar um sistema organizado e acessível para gerenciar todas as informações da sua empresa. Dessa forma, você torna os seus documentos e as informações acessíveis ao seu time e tem a certeza de que todos os seus documentos estão sendo controlados e reduz a perda de informações e não conformidades.
Contudo, este processo não se limita somente a “escanear papéis”, mas sim a uma transformação por completo da sua empresa. Na prática, significa substituir aquelas pilhas de papel, pastas empoeiradas e arquivos físicos por um sistema digital inteligente onde todos os seus documentos ficam organizados, seguros e disponíveis a qualquer momento. Na indústria de alimentos, onde cada detalhe importa e a rastreabilidade é crucial, a digitalização não é apenas uma conveniência, mas uma necessidade estratégica.
E por que é necessária a digitalização de documentos?
Sabemos na indústria de alimentos existem diversos documentos essenciais. Eu brinco que a documentação é a “espinha dorsal” da segurança e da qualidade de uma indústria alimentícia. Portanto, ter essa “espinha dorsal” toda no papel ou em uma máquina de um colaborador específico não é sustentável. Algumas das problemáticas que podem ocorrer mantendo os seus documentos no papel são:
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- Dificuldade de Acesso: Quando você tem um documento arquivado fisicamente, ele só pode ser consultado por uma pessoa de cada vez e em um único local.
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- Risco de Perda ou Dano: Papéis podem ser perdidos, danificados por água, umidade ou até mesmo extraviados.
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- Falta de Rastreabilidade: Conectar o registro de recebimento de uma matéria-prima com o lote de produção correspondente pode se tornar uma caça ao tesouro.
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- Processos Lentos: Aprovações, revisões e assinaturas dependem do transporte físico do documento, atrasando toda a operação.
Com a digitalização você pode eliminar essas questões. Agora, imagine ter todos os seus registros de APPCC, laudos de fornecedores, planos de manutenção, formulários de controle de temperatura, licenças, POPs e treinamentos acessíveis em segundos, a qualquer hora e de qualquer lugar, de forma segura e controlada. É isso que a digitalização oferece a você. Assim, você controla, elabora e revisa toda a documentação e procedimento de forma inteligente e segura, facilitando a sua rotina e o seu dia a dia.
E quais são as vantagens da digitalização de documentos na área de qualidade?
Ao realizar a digitalização dos documentos você vai impulsionar a qualidade e a segurança dos seus produtos. Além disso, ao abandonar as pastas e arquivos físicos, você consegue ter vários benefícios que impactam na produtividade na sua indústria. Os principais benefícios de realizar a digitalização dos documentos são:
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- Organização e acesso rápido à informação Quantas vezes você já precisou de um documento importante e perdeu minutos procurando em arquivos físicos? Ou imagine precisar de um certificado de análise de um lote e não consegui encontrar rapidamente? Com a digitalização dos seus documentos, essa realidade fica no passado. Agora, basta uma busca rápida por título, códio, data ou fornecedor para ter o documento na tela em instantes. Assim, você vai conseguir ter mais agilidade em auditoriais, tomadas de decisão e resolução de problemas sem precisar ficar procurando em arquivos empoeirados.
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- Segurança e controle da informação Você já pensou que os seus documentos no papel estão sujeitos a perdas, danos e extravios? Ou quem são as pessoas que podem ver ou editar os seus documentos? Com a digitalização isso não é mais uma questão. Em um software de qualidade você pode definir as permissões de acesso para cada usuário, tendo o controle completo sobre seus documentos. Além disso, de ter backups seguros e criptografia, que garantem a proteção das informações da sua empresa, garantindo a continuidade do seu negócio.
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- Conformidade regulatória e auditorias sem estresse Você já se sentiu perdido durante uma auditoria? Ou descobriu uma não-conformidade durante o processo? Quando ocorre uma auditoria, você precisa ter todos os documentos em mãos para facilitar este processo e ter tranquilidade nas versões que serão mostradas. Assim, tendo este controle no digital, você garante o acesso a qualquer documento em segundos, uma rastreabilidade clara e eficiente e a conformidade dos seus documentos e processos.
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- Redução de erros e aumento da precisão Você já usou documentos desatualizados por não saber onde está a última versão? É isso que não irá acontecer com seus documentos no digital. Usando um software inteligente, você diminui erros humanos, facilita o acesso a informações e registros e garante que os documentos utilizado é a sua última versão. Use a tecnologia a seu favor.
Como Iniciar a Digitalização na sua Indústria: Passo a Passo
Você pode pensar que a transição do papel para o digital pode parecer um grande desafio, mas pode ser feita de forma planejada e gradual.
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- Passo 1: Comece identificando os documentos mais importantes para sua operação. Planilhas de monitoramento do APPCC, registros de higienização, laudos de análise e manuais de Boas Práticas são ótimos pontos de partida para você. Portanto, comece mapeando quais são seus documentos críticos.
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- Passo 2: Escolha qual é a ferramenta que você vai usar. Você pode usar ferramentas como um drive genérico na nuvem, que pode parecer uma solução, mas ele não foi feito para as demandas da indústria de alimentos. Você precisa de uma ferramenta que “fale a língua” da qualidade, permitindo controle de versões, gestão de assinaturas, conexão entre registros e segurança robusta.
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- Passo 3: Comece aos poucos e vai expandindo para o restante dos seus documentos. Não tente digitalizar tudo de uma vez. Escolha um processo, como o controle de temperatura de câmaras frias, e digitalize todos os seus registros. Assim, à medida que sua equipe se acostuma, você pode expandir para outras áreas, como recebimento de matéria-prima e controle de pragas.
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- Passo 4: Você precisa treinar e engajar o seu time. Dessa maneira, mostre a ele como a nova ferramenta facilitará o trabalho deles. O tempo que antes você gastava preenchendo e arquivando papel agora pode ser usado para focar na melhoria contínua dos processos.
A Plataforma ESA: Sua Aliada na Transformação Digital
Sabemos que a rotina de uma indústria de alimentos é complexa e que a ideia de digitalizar pode parecer um desafio. Por isso, a Plataforma ESA foi desenvolvida para ser a solução definitiva para a gestão da qualidade, que busca organizar, controlar, elaborar e ter acesso a informações de forma simples, transformando a digitalização em uma tarefa simples e intuitiva. Portanto, aqui você tem uma parceria estratégica que te ajuda na transformação do seu sistema de qualidade.
Chega de planilhas confusas, documentos perdidos e preocupação com auditorias. Com a Plataforma ESA, você:
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- Centraliza todos os documentos de qualidade: Desde o Manual de Boas Práticas e os planos APPCC até os registros diários, tudo fica organizado em um só lugar.
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- Elaborar Documentos: Crie e revise procedimentos, instruções de trabalho e registros diretamente na plataforma, garantindo padronização e conformidade.
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- Controla versões: Garanta que apenas a versão mais atual de um procedimento seja usada e gerencie aprovações de forma digital.
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- Tem acesso seguro de qualquer lugar: A plataforma é 100% em nuvem, permitindo que você e sua equipe acessem informações importantes a qualquer momento, com total segurança.
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- Facilita a rastreabilidade: Conecte informações de forma inteligente e prepare-se para qualquer auditoria com dados organizados e fáceis de encontrar.
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- Armazenamento Seguro: Conte com a segurança de um armazenamento em nuvem robusto, protegendo seus dados contra perdas e acessos não autorizados.
Nossa missão é eliminar a dor de cabeça da gestão de documentos para que você possa focar no que realmente importa: produzir alimentos seguros e de alta qualidade. Portanto, deixe a Plataforma ESA cuidar da papelada para você, enquanto você cuida do seu negócio.
Dê o Próximo Passo para uma Gestão Inteligente
A digitalização de documentos é mais do que uma tendência; é uma necessidade competitiva e um pilar para um sistema de gestão da qualidade verdadeiramente eficaz. Dessa maneira, deixar a papelada para trás significa ganhar em agilidade, segurança e controle.
Está pronto para transformar a gestão de documentos da sua empresa e ter total controle sobre suas informações de qualidade?
Descubra como a Plataforma ESA pode revolucionar a sua rotina. Fale com um de nossos especialistas e veja na prática como a digitalização pode ser simples e poderosa.
Tenha o assistente virtual, 24×7 que garante o controle dos seus processos.
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