GESTÃO DE FORNECEDORES HOMOLOGADOS: COMO FAZER E QUAIS OS DESAFIOS

Você realiza a gestão dos fornecedores homologados da sua empresa? Ainda não sabe como melhorar este processo? A gestão dos fornecedores homologados é uma prática indispensável, atuando como a primeira linha de defesa na garantia de que os produtos que chegam à mesa do consumidor são seguros, confiáveis e de alta qualidade. Em um setor onde cada detalhe pode impactar desde a experiência do consumidor até a saúde pública, a escolha e a manutenção de fornecedores confiáveis não são apenas um diferencial, mas uma exigência estratégica.

Pensando nisso, neste artigo, vamos explorar a importância da homologação de fornecedores na indústria de alimentos, os principais passos para implementar um sistema eficiente de gestão e como a tecnologia pode transformar esse processo.

O que é homologação de fornecedores?

A homologação de fornecedores é um processo importante pelo qual a empresa avalia, seleciona e aprova, de forma sistemática, os parceiros comerciais que fornecerão matérias-primas, ingredientes, embalagens ou outros serviços. O objetivo principal é assegurar que esses fornecedores atendam a todos os requisitos de qualidade, segurança, conformidade regulatória e ética estabelecidos pela sua empresa e pelas normas do setor. Na indústria alimentícia, essa etapa é ainda mais crítica, devido aos produtos e o seu impacto direto na saúde pública.

Ainda, é fundamental diferenciar a homologação da qualificação de fornecedores. Enquanto a qualificação é a análise inicial que determina se um fornecedor atende aos critérios mínimos para ser considerado, a homologação é o processo de aprovação formal, que ocorre após a qualificação. Assim, você precisa entender que a qualificação envolve a verificação de documentação legal, certificações básicas e condições financeiras e a homologação tem o foco na avaliação aprofundada do parceiro em relação aos critérios específicos da indústria de alimentos. Portanto, é a junção destes dois processos que garantem a comprovação das características e requisitos desejáveis para um fornecedor.

Mas afinal, o que é um fornecedor homologado é aquele que foi submetido a um processo rigoroso de qualificação. Existem algumas questões que você precisa averiguar do seu fornecedor para dizer se ele é homologado ou não. Algumas questões podemos observar abaixo:

1. Capacidade Técnica: O fornecedor consegue atender os requisitos técnicos e produtivos da empresa?
2. Conformidade Regulatória: O fornecedor segue as normas obrigatórias da indústria, como disposições legais ou certificações específicas requeridas?
3. Histórico e Reputação: O fornecedor tem um histórico estável de entrega, prazos respeitados e qualidade consistente?
4. Auditorias e Certificações: A empresa possui certificações reconhecidas, como ISO, BRC ou outras relevantes para alimentos?

Em resumo, a homologação é um selo de confiança que permite que a empresa estabeleça relações sólidas, mitigando riscos e garantindo qualidade.

E por que ter os fornecedores homologados é crucial para sua empresa?

Na indústria de alimentos, a gestão de fornecedores são essenciais e vão muito além de problemas logísticos. É preciso entender, que este processo é um pilar da gestão de riscos sanitários e da sustentabilidade do negócio, já que ingredientes ou produtos não conformes pode causar desperdícios financeiros e até recall, prejudicando assim a imagem da marca. Por isso, agora vou listar para você quais são as vantagens de ter uma gestão dos seus fornecedores homologados.

- Garantia da Qualidade do Produto Final: Garantir que matérias-primas e ingredientes atendam a especificações técnicas e padrões sensoriais, fundamentais para a experiência do consumidor e a qualidade do produto final.c

- Garantir a conformidade Regulatória: A indústria de alimentos é altamente regulamentada, e assegurar que os fornecedores cumpram normas como a ANVISA, ISO 22000 e HACCP é vital. Portanto, É imprescindível evitar penalizações da Vigilância Sanitária e outros órgãos reguladores, mantendo a regularidade do seu negócio e a segurança jurídica das operações.

- Menores Riscos de Crises: Fornecedores homologados reduzem a chance de contaminação ou não conformidades nos processos de produção. Assim, reduz problemas que podem levar a recalls de produtos e prejuízos financeiros e de imagem.

- Eficiência Operacional: Parcerias bem estabelecidas, com fornecedores que são confiáveis e que possuem uma parceria duradoura, proporcionam mais previsibilidade e agilidade na cadeia de suprimentos.

- Sustentabilidade e Valor de Marca: Aumenta a confiança do consumidor ao poder demonstrar que toda a cadeia de suprimentos segue práticas éticas e sustentáveis. Portanto, é possível evitar falhas que podem afetar a imagem da empresa.

Ainda, é importante que você entenda, que este processo contribui para a cultura de segurança de alimentos. Portanto, realizar a homologação pode favorecer o desenvolvimento de crescimento dos seus fornecedores, já que podem buscar aprimorar os seus processos e as práticas de qualidade.

E como faço para implementar a gestão de fornecedores homologados?

Como já vimos, a homologação de fornecedores é um processo. Assim, ele é multifacetado e exige uma abordagem detalhada para garantir que todos os aspectos relevantes sejam consideradas. Agora, vou listar para você as etapas para ter uma homologação eficaz:

1. Definir Critérios de Homologação

O primeiro passo é estabelecer critérios claros com base nos requisitos da produção, normas regulatórias e nos valores da empresa. Portanto, você precisar entender quais são as certificações essenciais que os seus fornecedores precisam ter, como FSSC 22000, IFS Progress Food, dentre outras. Além disso, é preciso entender se o fornecedor tem o monitoramento da origem dos ingredientes, além dos padrões éticos e ambientais do mesmo. Assim, você vai definir quais são os requisitos essenciais para a sua empresa quando refere-se aos fornecedores.

Outra questão importante é tem uma pesquisa detalhada de fornecedores. Assim, quando você entender qual é a demanda de matéria-prima, é preciso buscar quais são os possíveis fornecedores dessa demanda e pesquisar sobre o mesmo para entender sua reputação.

2. Análise de Ficha Técnica do Fornecedor

O segundo passo é a coleta e avaliação das informações técnicas do seu fornecedor. Portanto, é importante que você crie um processo de avaliação dos requisitos definidos anteriormente. Este processo pode ser divido em:

- Pesquisa e coleta de informações: Investigar a capacidade técnica, certificações, licenças e histórico do fornecedor. Por fim, é importante verificar documento básicos, como CNPJ e outros documentos pertinentes. Além disso, defina os parâmetros de qualidade esperados para o produto e matéria-prima.

- Análise de quesitos básicos: Avaliar o preço do fornecedor, sua comunicação, criticidade do mesmo, reputação no mercado, saúde financeira, dentre outros fatores, são essenciais para que você avalie o fornecedor de forma clara.

- Auditorias iniciais: Inspeções presenciais ou remotas para entender as operações da empresa. Portanto, é essencial assegurar que o fornecedor estejam em conformidade com todas as legislações e certificações.

- Amostras e validação: Solicitar lote piloto para avaliar se o fornecedor entrega qualidade conforme os padrões desejados. Ainda, realizar uma análise sensorial da matéria-prima pode ser interessante para garantir que a mesma atenda os padrões de sabor, aroma, textura e aparências desejados.

- Confirmar os parâmetros físico-químcos: Realizar testes industriais para verificar se os parâmetros físico-químicos do produto estão de acordo com as especificações.

- Treinamentos e alinhamento: Certifique-se de que o fornecedor entende as necessidades específicas do seu produto. Ainda, é importante capacitar a equipe responsável pelo recebimento, a fim de verificar a conformidade da matéria-prima.

3. Gestão de Relacionamento com Fornecedores

O terceiro passo é ter uma comunicação eficiente, aberta e cooperativa com o fornecedor é essencial. Assim, você consegue trabalhar de forma colaborativa, facilitando a resolução de problemas e promove o engajamento dos parceiros nas metas estratégicas da empresa.

4. Implementação de Tecnologias de Gestão

O último passo é implementar soluções como softwares de ERP e plataformas de gerenciamento (como a Plataforma ESA). A Plataforma ESA te possibilita ter uma centralização de dados e processos dos seus fornecedores, fornecendo insights para antecipar problemas e automatizar a integração das informações. Não se preocupe mais com dezenas de pastas de diversos fornecedores, tenha todos os documentos em um único lugar.

Portanto, seguindo esses passos você consegue realizar a homologação de forma eficiente. É importante que você tenha um plano de monitoramento constante do seu fornecedor, para garantir a qualidade das suas matérias-primas e consequentemente, dos seus produtos.

Como a tecnologia pode transformar a gestão de fornecedores?

A transformação digital está revolucionando a forma de como empresas gerenciam fornecedores em diversos setores, e no caso da indústria de alimentos não é diferente. Usar a tecnologia a seu favor traz diversas vantagens, como:

- Rastreabilidade em Tempo Real: Te auxilia a garantir qual é a origem e conformidade dos produtos ao longo de toda a cadeia.

- Automação: Te ajuda a economizar tempo usando a tecnologia para realizar auditorias ou atualizar documentos dos fornecedores.

- Análise de Riscos: Facilita a dentificação automática de gargalos ou de fornecedores com maior probabilidade de não entregar a qualidade esperada.

- Integração em Nuvem: Auxilia na centralização de dados de fornecedores em um único ambiente acessível.

- Decisões Baseadas em Dados: Torna mais simples a utilização de KPIs claros para avaliar desempenho e racionalizar a cadeia de suprimentos.

Com uma plataforma moderna, como a Plataforma ESA, é possível facilitar o processo de homologação dos fornecedores e controlar de forma simples a sua documentação. Assim, você ganha tempo com este controle, tendo o controle dos seus fornecedores na palma da sua mão.

Agora que você já sabe como fazer o processo de homologação dos seus fornecedores, você pode começar a controlar os seus fornecedores e usar a tecnologia a seu favor.

Somos uma Plataforma fácil, inteligente e colaborativa onde você mantém todas as informações da empresa atualizadas e garante a conformidade dos processos.