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A palavra padronização, ao ser escrita ou pronunciada, já nos remete a muitos pensamentos: processos quadrados e antiquados, pessoas sem iniciativa e robotizadas, manuais cheios de textos guardados em gavetas, canseira só de imaginar em ler todas essas informações!

Já criatividade remete justamente a pensamentos opostos: um lugar fervilhante, onde todos têm voz e ideias incríveis, soluções inovadoras surgindo a todo momento.

E aí vem o questionamento: como ter processos padronizados em um mundo cada vez mais inovador? Quando pensamos em inovação pensamos em sucesso e futuro. E quando pensamos em padronização pensamos em passado e estagnação. Então como esses dois conceitos podem coexistir?

Sandro Magaldi e José Salibi Neto, em seu livro “O novo código da cultura”, fazem análise de um artigo publicado na Havard Business Review, onde os autores apresentam uma tipologia para cultura organizacional. Dentre os 8 tipos de cultura apresentados, dois deles podem nos ajudar a elucidar o tema deste artigo:

Cultura de Aprendizado: “diz respeito à exploração, à expansividade e à criatividade. O ambiente de trabalho é inovador e liberal.”

E na escala oposta está a Cultura da Segurança: “refere-se a planejamento, precaução e prevenção. O ambiente de trabalho é um local previsível, onde as pessoas têm consciência do risco e se pautam pela reflexão.”

Como os próprios autores descrevem, uma empresa mais alinhada para o aprendizado é capaz de ser mais competitiva nos dias atuais. Por outro lado, quanto maior e mais complexa a empresa, mais ela precisa de processos estáveis, reduzindo custos gerados por erros provenientes pela falta de padrão e comunicação entre todos os níveis e áreas.

Diante disso, o que fazer: priorizar a criatividade ou a padronização?

Imagine você, dono de uma empresa, em que todos os dias alguém resolve fazer os processos de forma diferente? Agora imagine todas as pessoas fazendo isso ao mesmo tempo? Que tipos de resultados podem ser analisados a partir de um sistema caótico? Quantos erros seriam cometidos? E quantos erros cometidos passariam desapercebidos já que é tudo tão desorganizado?

Segundo a metodologia Lean, o padrão é a melhor forma de se executar um processo. Ou seja, todos precisam saber qual é essa melhor forma, para repetir e assim tornar a empresa mais competitiva. Claro que dentro das metodologias ágeis, é necessário se ter uma maior flexibilidade e agilidade dentro da construção de projetos. Porém, é preciso ponderar e equilibrar esses dois conceitos dentro da organização. Uma organização precisa ter criatividade para inovar, e isto exige flexibilidade dos processos. Por outro lado, precisa padronizar para ter performance adequada, baixo custo e poder executar melhorias.

Criatividade e padronização andam juntos para garantir competitividade no mercado. Por isso, seguem alguns insights para que você possa evoluir a cultura da sua empresa:

1. Segundo Vicente Falconi, em seu livro “Qualidade total: padronização de empresas”, um dos grandes erros é considerar que a tarefa de padronização de toda a empresa possa ser delegada a um departamento especializado. A padronização é tarefa de todos! Como vocês DEMOCRATIZAM a padronização dentro das suas empresas?
2. Padronizar não é fazer um “copy & paste” do que se faz na prática. Para padronizar é preciso ter o olhar do DESIGN DE PROCESSOS. Conectar a forma como o conhecimento será organizado à cultura da empresa; um olhar para redução dos desperdícios dos processos para estabilizá-lo e uma escolha inteligente do formato como essas informações serão disponibilizadas.
3. Uma escolha importante é O QUE deve ser padronizado. Trabalhos operacionais e repetitivos devem ser padronizados. Trabalhos de extrema criatividade e com muitas mudanças, como desenvolvimento de produtos, não devem ser padronizados. Neste caso, o que pode ser padronizado são os métodos para isso, mas esse padrão pode ser um vídeo explicativo do conceito, por exemplo.
4. Alguns processos, por estratégia da empresa, podem não ter nenhum padrão. Vamos voltar ao desenvolvimento de produtos. Pensando em um software: eu posso padronizar as linguagens que devem ser utilizadas para facilitar a interligação entre todas as áreas ou posso deixar completamente livre, para que novas linguagens possam aparecer.
5. Estabeleça uma cultura forte de melhoria, onde todos se sintam EMPODERADOS a revisar processos. Onde não haja medo! E que essas mudanças sejam organizadas revisando os padrões estabelecidos. Neste caso, a comunicação deve ser uma base forte para que essas mudanças alcancem todos os envolvidos.

Padronizar com criatividade, este é o novo olhar que as organizações precisam ter para crescer e alcançar seus objetivos. Pensar fora da caixinha na hora de estabelecer padrões, e como esses padrões serão frequentemente revisados, será um grande diferencial para criar um Sistema de Gestão do Conhecimento que realmente faça sentido para todos!

Escrito por: Camila Nascimento