Por que a gestão de não conformidades é exigida pelas normas?

Todas as principais normas de certificação da indústria de alimentos têm requisitos específicos para não conformidades. Desse maneira, dependendo de qual é a norma que você segue na sua empresa, você terá que cumprir algumas ações referentes a NC.

FSSC 22000 / ISO 22000: exigem que a organização reaja às não conformidades, tome ações para controlar e corrigir o problema, avalie a necessidade de ações para eliminar as causas e verifique a eficácia das ações tomadas. Ainda, tudo deve ser documentado.

BRCGS: possui um requisito dedicado a não conformidades e ações corretivas, com exigência de prazo de implementação, responsável definido e verificação de eficácia.

ANVISA / BPF: a RDC 275/2002 e as novas diretrizes de BPF em discussão reforçam a necessidade de registros de não conformidades e evidências de tratamento.

Dessa maneira, em auditorias, os auditores não querem apenas ver que você registra NCs. Mas, eles querem ver que você analisa as causas, implementa ações, verifica se funcionaram e tem isso documentado. Assim, esse é o ciclo completo.

O ciclo completo da gestão de não conformidades

Um processo bem estruturado de gestão de NCs passa por 6 etapas. Agora, você vai conseguir entender cada uma delas.

1. Identificação e registro

Toda NC precisa ser registrada no momento em que é identificada. Assim, o registro deve conter algumas informações, como o que aconteceu, quando aconteceu, onde aconteceu, quem identificou, qual é o requisito que não foi atendido e qual foi o impacto (produto, processo, segurança).

Dessa maneira, o maior erro aqui é não registrar NCs menores por acharem que “não vale a pena”. Portanto, toda NC registrada é uma oportunidade de melhoria e toda NC não registrada é um risco oculto.

2. Contenção imediata (correção)

Agora, é preciso que você se pergunte “Qual é a ação imediata que precisa ser tomada para controlar o problema agora?”. Isso pode incluir segregar o produto afetado, ajustar o equipamento ou acionar o fornecedor ou reprocessar o lote. Assim, a correção deve ser rápida e documentada.

Quando a NC é, na verdade, um desvio de limite crítico de PCC ou qualquer situação com potencial risco à segurança do alimento, a contenção não pode se limitar à correção operacional: é necessário avaliar formalmente a disposição do produto potencialmente não seguro (liberação mediante verificação, reprocessamento ou descarte), conforme o ISO 22000 (cláusula 8.9.4 — Controle de saídas de processo e produto não conforme) e o FSSC 22000. Essa avaliação de disposição deve ser documentada separadamente da ação corretiva de causa raiz, já que responde a uma pergunta diferente: não “por que aconteceu”, mas “o produto que já existe é seguro para seguir na cadeia?”.

3. Análise de causa raiz

Essa é a etapa mais importante e a mais negligenciada pelas empresas. É preciso entender o por que o problema aconteceu. A resposta não pode ser superficial, mas deve apresentar a causa real da NC. Dessa maneira, algumas ferramentas podem te ajudar nessa análise, como:

5 Porquês: pergunte “por quê?” cinco vezes consecutivas. A quinta resposta geralmente revela a causa raiz. Exemplo:

• • O produto saiu fora do peso → Por quê? A balança estava descalibrada → Por quê? A calibração não foi realizada no prazo → Por quê? Não existe um controle de prazos de calibração → Por quê? Não há responsável definido para essa atividade → Causa raiz: ausência de responsável e controle para calibração de equipamentos.

Diagrama de Ishikawa (Espinha de Peixe): organiza as possíveis causas em categorias (máquina, método, mão de obra, matéria-prima, meio ambiente, medição) e ajuda a visualizar onde está a causa raiz.

4. Definição e implementação da ação corretiva

Agora, com a causa raiz identificada, defina a ação que vai eliminá-la, indicando também o responsável, prazo e recursos necessários. Ainda, a ação corretiva precisa atacar a causa, não o sintoma.

Alguns exemplos de ações corretivas eficazes são:

• • Criar um cronograma de calibração com responsável e alerta automático de vencimento

• • Rever e retreinar o POP de higienização com o time envolvido

• • Atualizar o critério de aprovação no recebimento de matérias-primas

• • Implementar uma verificação adicional em um ponto crítico do processo

5. Verificação de eficácia

Após o prazo de implementação, verifique se a ação corretiva funcionou. Isso significa checar se o mesmo problema voltou a acontecer ou se os indicadores relacionados melhoraram. Ainda, a verificação precisa ser documentada.

Ademais, essa etapa é frequentemente pulada e é exatamente o que os auditores procuram. Portanto, uma ação corretiva sem verificação de eficácia não fecha o ciclo e é possível que você não passe em uma auditoria.

6. Encerramento e aprendizado

Por fim, quando a ação corretiva for considerada eficaz, a NC pode ser encerrada. Mas antes, vale perguntar se essa mesma causa raiz pode estar gerando problemas em outros processos ou áreas. Caso isso esteja ocorrendo, expanda a ação corretiva para cobrir os outros pontos, sendo essa uma gestão sistêmica.

Uma ramificação importante: se a análise de causa raiz indicar que o problema pode ter afetado lotes já expedidos, a gestão de NC se conecta diretamente ao procedimento de rastreabilidade e, em casos extremos, ao procedimento de recall/retirada de produto, um requisito à parte dentro do FSSC 22000. Não é escopo deste artigo detalhar esse fluxo, mas é essencial que o time de qualidade saiba reconhecer o momento em que uma NC ultrapassa o limite da planta e aciona esse outro procedimento.

Indicadores de não conformidades: como usar os dados a seu favor

A gestão de NCs não termina no encerramento de cada ocorrência. Assim, o conjunto de todas as NCs é uma fonte valiosa de informação para a melhoria contínua. Portanto, ter todas as ações documentadas é essencial para que reduza essas NC nos processos.

Ainda, alguns indicadores que valem monitorar, como:

• • Quantidade de NCs por área ou processo: entender onde se concentram os problemas, te ajuda a entender onde o sistema precisa de mais atenção.

• • Recorrência de NCs: é importante entender se as mesmas NCs sempre ocorrem. Assim, essa recorrência indica que as ações corretivas não estão sendo eficazes.

• • Tempo médio de encerramento: avaliar quanto tempo leva para fechar uma NC é essencial. Tempos muito longos para esse fechamento indicam falha no processo ou falta de priorização.

• • NCs por tipo de causa raiz: saiba qual é o tipo da causa raiz das suas NC, como a mão de obra, equipamento, método, matéria-prima. Essas informações orientam onde investir em treinamento, manutenção ou revisão de processos.

Assim, esses indicadores devem ser revisados periodicamente, pelo menos mensalmente, e apresentados nas reuniões de análise crítica da direção, quando aplicável.

Os erros mais comuns na gestão de NCs que aparecem em auditorias

As principais causas de erros mais frequentes em auditorias em indústrias de alimentos relacionados a não conformidades são:

1. NCs registradas, mas não encerradas

O registro existe, mas a ação corretiva nunca foi implementada ou verificada. Portanto, a NC fica “aberta” indefinidamente.

2. Ação corretiva = correção

O campo de “ação corretiva” está preenchido com a mesma ação imediata de contenção, sem análise de causa raiz e sem ação que evite a recorrência.

3. Sem responsável e sem prazo

A NC foi registrada, mas ninguém ficou responsável por tratar. Assim, sem dono e sem prazo, a ação não acontece.

4. Registros em papel ou planilhas desorganizadas

Quando o auditor pede para ver as NCs dos últimos 6 meses e o time precisa vasculhar cadernos e pastas, a impressão é de que o sistema não funciona, mesmo que as ações tenham sido tomadas.

5. Sem verificação de eficácia

A ação foi implementada, mas ninguém voltou para checar se o problema sumiu de fato.

Portanto, você deve avaliar cada um dos erros mais frequentes e entender se eles ocorrem na sua empresa.

Gestão de não conformidades digital: por que faz diferença

A gestão de NCs em papel ou planilha tem um limite. Com o volume de ocorrências de uma indústria em operação, manter tudo organizado, com prazos, responsáveis e histórico completo, se torna inviável manualmente. Portanto, ter um sistema digital de gestão da qualidade permite:

• • Registrar NCs de qualquer lugar, inclusive do chão de fábrica via celular

• • Definir responsável e prazo automaticamente, com alertas de vencimento

• • Acompanhar o status de cada NC em tempo real

• • Gerar relatórios por área, causa, tipo e período com um clique

• • Apresentar o histórico completo em auditorias em segundos

Assim, isso não é só conveniência, é o que separa um sistema de qualidade que funciona de um que existe apenas no papel.

Perguntas Frequentes sobre Gestão de Não Conformidades

1. Toda não conformidade precisa ter ação corretiva? Não necessariamente. NCs simples e pontuais podem ser tratadas apenas com correção imediata. A ação corretiva (com análise de causa raiz) é necessária quando a NC tem potencial de recorrência, impacto significativo na segurança do alimento ou quando é exigida pela norma de certificação. O critério de quando acionar a ação corretiva deve estar definido no procedimento da empresa.

2. Qual é a diferença entre não conformidade e desvio? Os termos são usados de forma intercambiável em muitas empresas. Formalmente, porém, “desvio” é o termo usado quando um limite crítico do APPCC (de um PCC) é ultrapassado, sendo uma situação de maior gravidade, que exige avaliação e destinação do produto potencialmente não seguro antes de qualquer decisão sobre o lote, além do tratamento padrão de causa raiz aplicado às NCs em geral.

3. Como definir a causa raiz de uma não conformidade? A ferramenta mais usada e acessível é o método dos 5 Porquês, que nada mais é do que perguntar “por quê?” repetidamente até chegar à causa original do problema. Para NCs mais complexas, o Diagrama de Ishikawa ajuda a organizar as possíveis causas em categorias e identificar a mais provável.

4. Quem deve registrar as não conformidades? Qualquer colaborador que identifique uma NC deve ter o poder e a responsabilidade de registrá-la. O ideal é que a cultura da empresa encoraje o registro e não que as pessoas evitem registrar com medo de punição. O time de qualidade é responsável por garantir o tratamento adequado de cada NC registrada.

5. Com que frequência devo revisar as não conformidades abertas? Ao menos uma vez por semana para as NCs em andamento, e mensalmente para uma análise do panorama geral (indicadores, recorrências, tendências). Essa revisão deve ser parte da rotina do time de qualidade.

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